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¿Cómo se realizan los eventos virtuales?

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No es un secreto para nadie que el 2020 ha cambiado las dinámicas de los seres humanos para desempeñarnos desde diversos ámbitos, como el social, laboral, educativo y todo aquello que requiere de desplazamientos y reuniones masivas en lugares cerrados. A raíz de esto, hemos visto como todo tipo de eventos virtuales han tomado tanta fuerza a nivel mundial, permitiendo que incluso cualquier persona al otro lado del globo terráqueo pueda asistir a una feria en nuestro país.

Y es que Colombia, por ejemplo, ha sufrido fuertemente los efectos de las restricciones a todo tipo de eventos, ferias, congresos, entre otros; dicho sector venía en crecimiento, siendo el tercer país de la región que más eventos organiza, unos 70 mil al año. Según el ICCA por sus siglas en inglés (International Congress and Convention Association), el país se ubica a nivel mundial en el puesto número 29 en realización de eventos, incluso por encima de China y Nueva Zelanda.

Por lo tanto, es preciso asimilar que adaptarnos a esta nueva realidad podría traer un sinnúmero de ventajas que, definitivamente, las empresas deberían tomar en consideración. No es muy pertinente esperar el momento en el que se puedan volver a llevar a cabo los eventos masivos, (podrían faltar muchos meses para que esto ocurra).  Mas bien, es este el momento oportuno para hacer uso de todos los recursos tecnológicos de los que disponemos, darle rienda suelta a la imaginación y ejecutar, de una vez por todas, los planes propuestos para este año.

Eventos virtuales: una nueva realidad muy prometedora

Para comenzar debes saber que, los eventos virtuales son aquellos que se llevan a cabo a través de una plataforma interactiva móvil. Dentro de este espacio virtual, vas a poder encontrar todo lo que normalmente experimentamos en una feria, evento o congreso que se hace de forma presencial, pero con los beneficios de las nuevas tecnologías digitales:

  • Reducción de gastos: solo piensa en todo el dinero que te puedes ahorrar en la organización del evento (arriendo de local, permisos, alimentación, etc), además de los desplazamientos y los viajes.
  • Mayor participación: es cierto, no hay nada como tener la oportunidad de conectar presencialmente con colegas y clientes potenciales. Pero, si olvidamos esto por un momento, imagina que al tratarse de un evento virtual, cualquier persona, en cualquier parte del mundo puede acceder a este sin tener que invertir en viajes, hoteles y alimentación y fuera de esto, hacerlo desde cualquier dispositivo móvil. (La interacción no se pierde, lo que cambia es el medio para conectar con otras personas).
  • Resultados medibles: gracias al acceso en tiempo real a todos los datos de los participantes, es posible obtener una información veráz sobre el ROI, (Retorno sobre la inversión). 

Ferias, eventos y congresos virtuales: así logramos los mejores resultados

Ahora que estás convencido de que realizar eventos virtuales no es algo que se deba hacer por obligación, sino por la convicción, de poder percibir sus múltiples ventajas, te vamos a contar cómo se realizan los eventos virtuales:

  • Lo primero será definir qué tipo de evento tienes en mente, es decir, ¿quieres una feria con pabellones y stands en los cuales los expositores exhiban sus productos/servicios? ¿Necesitas hacer un evento académico o social que tenga auditorios, salones de conferencias para tus seminarios o congresos?

Todo es posible, incluso tener la publicidad que quieras en el lugar que desees. Los participantes podrán interactuar en todo momento a través de los medios dispuestos para esto, como el chat o la videoconferencia y vivir una experiencia única, permitiendo así que se mantengan conectados de principio a fin. Esto es posible con el uso de avatares en 3D que pueden interactuar en los escenarios creados especialmente para ti.

  • Posteriormente, debemos tener en cuenta a tu audiencia. Es decir, su localización, idioma, cómo se comporta y cuáles son sus prioridades. Definiendo tu público objetivo, podremos elegir la temática o formato perfectos para él.
  • Difusión del evento: los eventos virtuales también necesitan promocionarse. Existen infinitas herramientas para hacerlo y lo mejor de todo, es que tienen mayor alcance e incluso un menor costo que otro tipo de campañas de publicidad. Estamos hablando de las redes sociales, como Facebook, Twitter o Instagram.
  • Elige un proveedor de confianza: Selecciona a la empresa que se encargará de la organización y ejecución de tus eventos virtuales. Este, definitivamente, es un factor clave que determinará el éxito de estos.

En Difference, contamos con una plataforma interactiva y muy creativa que te ofrece el soporte tecnológico más avanzado y que te asegurará la mejor experiencia para ti y tus usuarios. ¡Contáctanos y hablemos para hacer realidad tus eventos virtuales!

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